Ya tenemos ERP: ¿cómo saber si una automatización a su alrededor merece la pena?

Lo que un ERP puede hacer depende del programa, de los módulos contratados, de cómo esté configurado y de las integraciones disponibles. Una tarea manual puede deberse a que falta un módulo, a una configuración que no se ha activado o a que no existe conexión con otro sistema. Antes de plantear una herramienta adicional conviene confirmarlo con quien mantiene el ERP.

SAP, en su libro blanco Clean core extensibility, señala que con el tiempo muchos entornos ERP acumulan código a medida, cambios sin documentar e integraciones difíciles de mantener, lo que limita la flexibilidad, ralentiza las actualizaciones y aumenta el coste total. Como respuesta propone el enfoque «clean core»: mantener los procesos estándar siempre que sea posible y separar las extensiones del código estándar. Es una forma de reducir los riesgos de mantenimiento y actualización, no una garantía de que las actualizaciones vayan a ser estables.

Es documentación de un fabricante concreto, dirigida a sus clientes y vinculada a sus propias plataformas. Lo citamos porque formula una pregunta útil para cualquier ERP: si hacemos este cambio, ¿qué ocurrirá en la próxima actualización y quién lo mantendrá?

Si no hay una vía de integración adecuada, una opción es la RPA: robots de software que repiten los pasos de una persona en la pantalla. Gartner, en un informe de 2019, la describe como un alivio rápido y una forma de integración no invasiva, pero advierte de que los procesos no siempre son simples, rutinarios, repetitivos y estables, y de que automatizar un mal proceso puede empeorarlo. Hemos leído el informe en una copia distribuida por KGISL; el original es de pago y anterior a la IA generativa actual.

A partir de estas fuentes proponemos cinco preguntas. Son criterio nuestro, no un método validado:

1. ¿Cuánto volumen tiene la tarea y cuántas excepciones genera hoy?
2. ¿El proceso está definido igual para todo el equipo?
3. ¿El programa, sus módulos o su configuración actual ya ofrecen una solución?
4. ¿Existe una integración documentada por el fabricante o habría que operar por pantalla?
5. ¿Quién revisará los casos dudosos y mantendrá la solución tras las actualizaciones?

En alimentación, además, hay que comprobar cómo afecta cualquier cambio a la trazabilidad de lotes, caducidades y unidades de venta.

Entre las fuentes consultadas no hemos encontrado estudios independientes que midan resultados de este tipo de automatizaciones en empresas alimentarias. Los datos de Eurostat abarcan empresas de 10 o más empleados de varios sectores.